Kategorije
Novosti
Newsletter
Kontakt
Pletikosa
Bože Starca Jurićeva 19
HR-51000 Rijeka
Hrvatska
Telefon +385 (0)51 639-513
+385 (0)91 566-6650
Fax +385 (0)51 639-513
E-mail pletikosa@inet.hr
Kontakt

fax server


FAKSIRANJE PUTEM RAČUNALA


Iako e-mail komuniciranje sve više zamjenjuje dosadašnje uobičajeno faksiranje dokumenate, još uvijek postoji veoma velika potreba za korištenjem fax uređaja. Svi znamo što je telefax i čak i najmanje firme ga imaju. Ali tehnologija nije stala niti u razvoju ove grane komunikacije. Povezana sa računalom daleko olakšava i ubrzava rad i smanjuje troškove. Uz to nudi i evidenciju svega poslanog i primljenog.
Veoma često se faksiraju dokumenti koje već imamo u papirnom obliku. Ali čak 50-80% dokumenata prije toga morate odštampati na svome pisaču, pa tek onda faksirati. Čisto gubljenje vremena i novca. Bespotrebno trošite papir i daleko skuplje carbon film folije, tonere i tinte za printanje, a zatim i svoje dragocjeno vrijeme na printanje pa odlazak do faxa, traženje broja i faksiranje. Kako sve to izbjeći?


FAX MAKER ZA MALE FIRME


Možete faksirati direktno sa računala, bez potrebe prethodnog printanja. Recimo da ste radili neku ponudu ili dopis i da je želite poslati faxom. Što morate imati od hardvera i softvera u računalu.
Prvo morate imati ugrađe u PC modem. Modem može biti i vanjski. Ima ga gotovo svako računalo, a posebno ona kupljena prije dolaska ADSL-a. Znači sva starija od 2-3 godine. Nekada ste išli na Internet preko modema. Netko još uvijek ide tako tko nema ADSL. Ako nemate modem lako se ugradi i cijena je od 70-100 kn. Za faksiranje morate imati modem bez obzira što na Internet idete ADSL vezom.
Uz gotovo svaki modem se dobije i jedan software za faksiranje. Razni proizvođači modema nude razne verzije softvera. Čak i u Windowsima imate takvu opciju. Svima je zajedničko par stvari, koje imaju svi klasični fax uređaji. Možete unijeti svoje podatke ( broj telefona i naziv firme), koji će se pojavljivati na vrhu svakog faksa koji šaljete. Možete formirati adresar za lakše biranje brojeva i slanje. Čak možete koristiti adresar koji imate na primjer iz Outlooka. Možete podesiti kod prijema da se čuje pozdravna poruka ili da se fax automatski uklljuči, kada prepozna fax na drugoj liniji. Možete ga pustiti da odzvoni nekoliko puta, pa da ručno prebacite, tako da Vam ta linija služi i kao telefon.
Sve primljene i poslane faksove ćete imati arhivirane u elektronskom obliku. To nemate kod klasičnih fax uređaja. Možete ih pogledati prije printanja na ekranu. Možda ih nećete niti printati, jer ste i na ekranu vidjeli što Vas je interesiralo. Možda je spam, pa Vas niti nije interesiralo što Vam šalju. Time štedite tinte tonere, carbon film role i papir.
Kako ustvari šaljete fax. Kada ste napisali dokument ili otvorili neki ranije napisan kliknete PRINT kao za printanje. Umjesto na printer izaberite fax maker uređaj. Možete čak poslati nekoliko dokumenata u jednom faksu. Možete poslati i naslovnu stranicu (cover sheet), gdje možete napisati popratni dopis. Tako druga strana zna, od koga je, ili možete napisati za koga je ili neku opasku, što se obično rukom dopisivalo na papir.
Naravno da se može podesiti kao na klasičnom fax uređaju, broj pokušaja slanja, vrijeme između pojedinih pokušaja, ali se može i definirati odgođeno slanje. Naime faks ste napisali sada , ali ste stavili da se šalje poslije 19.00 kada je dvostruko jeftinija tarifa. Nije ušteda kada faksirate malo, ali ako šaljete većoj grupi korisnika, može biti zanimljivo. Da, dobro ste pročitali, jedan faks možete poslati i cijeloj grupi, koju ste definirali pri slanju ili ranije. Ako ne uspije poslati fax i nakon određenog broja pokušaja, vi ćete to znati i moći pogledati zašto nije uspio. Možda je stavljen pogrešan broj ili druga strana nije uključila fax.
Svaki PC u svakom uredu može biti fax, ako ima paralelno spojenu telefonsku liniju na modem. Znači nema šetanja do faksa niti za slanje niti za prijem.
Jedina loša stvar u ovome je da trebate imati stalno uključen PC, zbog prijema faksova. Doduše postoje externi modemi, koji mogu primiti 40 ili više stranica, čak kada PC nije uključen. Ovo ne znači da stari fax možete baciti. Još uvijek nekada trebate faksirati dokument, kojeg nemate u računalu, već u papirnom obliku. Za faksiranje takvog dokumenta treba Vam skener ili multifunkcijski uređaj. Firme koje imaju klasični fax naravno da mogu ga i dalje koristiti za takvo slanje. Čak je preporuka da se klasični fax spoji paralelno fax makeru. Na klasičnom fax uređaju treba podesiti da se javlja jedino ako se ne javi PC fax. Jednostavno stavite da se javlja jedno zvonjenje više od PC faxa. U slučaju da isključite PC ili da je pokvaren, klasični način primanja i slanja Vam uvijek stoji na raspolaganju.


FAX SERVER ZA SREDNJE I VELIKE FIRME


U malo većim firmama i ustanovama ovaj problem postaje naglašeniji. Uštede koje se mogu postići su velike. Malo je direktora koji znaju koliko troše na printanje i faksiranje, pa tako je dosta teško egzaktno ustanoviti uštede na potrošnom materijalu, a pogotovo u radnom vremenu. U državnim službama to svakako i nije važno, jer netko drugi plaća, a u privatnim, vlasnici uglavnom ne plaćaju prekovremeni rad zaposlenih i ne cijene njihovo slobodno vrijeme, a potrošni niti ne kontroliraju, pa ni njima nije toliko važno. I jedni i drugi zaboravljaju produktivnost i bolju organizaciju, koja dugoročno donosi ogromne uštede, a podiže i nivo poslovanja i ugled tvrtke. Firme koje drže do sebe ipak bi trebale imati ovako nešto. Neke i imaju.
Obično se to radi na bazi Microsoft rješenja i exchange servera, gdje se još dodaje i fax server. Sve je ukomponirano u takozvani Intranet, koji predstavlja međusobno povezana sva računala u sustavu jedne firme, bilo da se radi o jednoj ili više lokacija. Nešto slično Internetu u malom.
Fax server je neovisno računalo, koje samo služi za slanje i prijem faksova. Radi 24 sata. Nije potrebno da je neko jako i zahtijevno, ali bi trebalo biti pouzdano, da ne dođe do čestih ispada. Ako se koristi Microsoft platforma cijela investicija za software nije bezazlena. Ako se koristi Linux platforma, onda sve to ispada veoma jeftino. Nije dovoljno samo uzeti software, treba postaviti i organizaciju i prilagoditi sustav svakoj firmi ponaosob. Malo informatičkih firmi može učiniti tako nešto , a gotovo rijetko netko veoma povoljno. Evo jednog sustava sa Linuxom, koji se se lako instalira i prilagođava, a daje ogromne mogućnosti.


HylaFAX


To je standard za faksiranje na UNIX ili UNIX Like (Linux) operativnim sustavima više od desetljeća, zahvaljujući svojem besplatnom izvornom kodu, koji je konstantno unaprijeđivan od strane najboljih programera današnjice. Od 1991 godine kada je ovaj sustav ugledao svijetlo dana, stalno se radi na njegovom razvoju i iz dana u dan dobiva sve veću i stabilniju platformu, koju razvijaju programerske zajednice. Taj fenomen se zove OPEN SOURCE i koriste ga sve vodeće svijetske tvrtke u svojim sustavima.
Integracijom baza podataka i WEB sučelja stvorena je vrlo stabilna platforma za faksiranje sa naprednim opcijama, koje standardni fax uređaji nikada neće imati. Zamislite ovaj sustav u vašoj okolini, integriran s postojećom računalnom infrastrukturom. Više nije potrebno printati fakseve ili se dizati s radnog mjesta radi slanja faxa. Digitalne arhive i laka preglednost definitivno óe smanjiti broj nepotrebnih papira na vašem radnom mjestu.


Hardware zahtjev


Fax Server se pokreće na Linux operativnom sustavu i djeluje kao samostalan server što nudi besprijekorne performanse i visoku sigurnost. Znači potrebno je računalo sa modemom samo za njega. Snaga nije ograničavajući faktor, tako da se može iskoristiti i neko starije računalo, koje pak nije dovoljno jako za druge aplikacije i rad. U cilju uštede. Preporuka stari notebook ( može čak i razbijen ekran), koji ne zahtijeva UPS, jer može samostalno raditi sa svojom baterijom i kada nestane struje, ako ostala telefonska mreža to dozvoljava. Znači trošak hardvera 0-2000 kn čak iako kupujete novo računalo. Monitor nije potreban i nužan. Pazite sustav treba biti pouzdan, pa stavite obavezno zaštitu od udara groma i prenapona i po telefonskoj liniji. Naravno da se fax server povezuje u Vašu lokalnu mrežu.


Organizacija


Fax server spajate paralelno postojećem faksu, bilo analognom ili ISDN. Klasični faks se koristi i dalje za slanje papirnih dokumenata, a kod prijema se javlja samo u slučaju da fax server ne radi zbog kvara. Svi faksovi koji stižu primaju se i smještaju u jedinstvenu bazu na fax server. Moguće je i automatsko preusmjeravanje faksa na e-mail. Zgodno, kada ste na godišnjem odmoru ili putu ili za dislocirane objekte, trgovine i slično. Znači faksove možete gledati pomoću Interneta i sa notebooka. Možete i slati i primati fakseve, a da druga strana ne zna da ste na drugom kontinentu. Druga strana vidi samo Vaš broj faksa. Možete poslati faks u trgovinu, koja nema fax uređaj, ali ima računalo koje je spojeno na Interent. Također odatle možete i poslati fax.
Daljnja nadogradnja sustava je moguća u bilo kojem smjeru i ovisi o vrsti i organizaciji korisnika. Integracija faksiranja u Vašu računalnu strukturu je jednostavna. Možete faksirati i pregledati faksove i sa računala na kojima je čak i Windows 98 operativni sustav. Sve što trebate faksirati sa računala, umjesto da printate na pisaču pa faksirate klasičnim faksom šaljete na fax server. Možete slati faks direktno i iz DOS aplikacija. Modularni dizajn sustava omogućava integraciju u bilo koji scenarij što ovaj sustav svrstva u sam vrh ponude za mission criticai sustave. Veliki izbor sučelja već postoji što uključuje Java API SMTP gateway, command-line alate i client-server protokole.Sustav ima mogućnost otvaranja nekoliko stotina portova po serveru i sustav sam raste sukladno vašem razvoju i potrebama. Sustav automatski obaviještava korisnika o statusu fax poruke putem e-maila, ako se želi ( poslana , nije poslana).
Jednom primljeni faks se pohranjuje u arhivu kao sigurnosna kopija koju nitko ne može obrisati i u foder dostupan svim računalima u mreži ili dijelu računala ili određenim osobama. Ovo se regulira ovlastima i passwordima i dostupnošću pojedinih mrežnih korisnika. Ovisno o veličini firme, svi mogu gledati sve ili neka osoba (tajnica), čita sve pristigle faksove i raspoređuje ih u razne foldere (poštanske sandučiće) ovisno kome su namijenjeni. Sustav može i sam prepoznavati za koga je faks ako je to upisano u dolaznom faksu, što obično nije. Netko ima ovlasti da može brisati faksove, a netko samo čitati. Mogu se formirati grupe kao prodaja, nabava, knjigovodstvo, pa tako više osoba čita isti faks. Time se izbjegava za se zagubi faks na nečijem stolu. Direktor ili šef može na taj način imati uvid u sve poslove i kako zaposleni reagiraju na pristigle faksove i u kojoj je fazi posao vezan za pristigli fax. Jedan odjel (npr. prodaje) koji je primio fax, može ga obraditi i proslijediti drugom odjelu (npr. skladište) uz napomenu. Sve elektronski i čak i u dislocirane objekte u drugim gradovima.


Digitalna arhiva


Sustav nema limita, a početna instalacija može pohraniti nekoliko miliona faxeva bez ikakvog održavanja. Nema vise provjere papira i tonera, jednostavno printate ono što želile i kada to želile, ako uopće želite. SQL database podška pruža različite mogućnosti integracije i izvještaja na bilo kojem nivou. Tako možete pratiti razne statistike, kada, tko, kome faksira, tko šalje i slično.


Kvaliteta


Jezgra ovog sustava sadrži napredne algoritme provjere kvalitete izlaznog dokumenta. Svako slovo ili znak je zasebno provjeren i ispravljen ukoliko je to bilo potrebno. Uz sve te parametre i provjere sustav je nekoliko puta brži od tradicionalnih fax uređaja, zahvaljujući V.34 high-speed faxing tehnologiji. Kvaliteta odlaznog faksa je besprijekorna zahvaijujući ultra fine resolution sustavu. I ne zaboravite Vi faksirate u boji. Ako šaljete nekome fax tko ima isti ili sličan sustav, Vaši faksevi su u coloru.
Ako Vas zanima koliko bi ovo koštalo u Vašoj firmi da se uvede, može se ugrubo reći da cijena ovisi o veličini i broju korisnika, jer na svako računalo u mreži se ugrađuje lokalna client aplikacija. Za sustave manjih i srednjih firmi od 5-10 računala cijena je 2000-3000 kuna što je petorostruko jeftinije od drugih sličnih sustava. Za veće sustave cijena je još povoljnija.Za one koje više zanima o svemu ovome mogu pogledati na
www.pletikosa.hr. Gdje se mogu vidjeti i kako to sve izgleda na računalu.


Napisao Boris Pletikosa,dipl.ing.    07/2007

Povratak na vrh
Copyright 2017 Pletikosa
Powered by da.Shop